PERCHÉ UNA RIUNIONE NON SI IMPROVVISA?
Una riunione improvvisata può trasformarsi rapidamente in un disastro organizzativo. Trascurare la pianificazione vuol dire danneggiare intenzionalmente l’attività lavorativa creando svariate conseguenze a volte anche gravi ed irreparabili. Rischia di essere una perdita di tempo in quanto non è focalizzata su specifici argomenti, portando le discussioni fuori tema. Se i partecipanti non hanno ricevuto in anticipo l’ordine del giorno e i materiali necessari non possono contribuire in maniera redditizia e produttiva al buon esito dell’incontro.
Quindi le azioni da mettere in atto prima di una riunione sono:
- specificare lo scopo e l’obiettivo
- definire un ordine del giorno particolareggiato
- inserire nella lista dei partecipanti solo le persone necessarie
- selezionare luogo, data e orario
- far pervenire l’ordine del giorno con un congruo anticipo
- preparare i materiali necessari (da inviare anticipatamente o da utilizzare in riunione)
LA DIFFERENZA TRA LO SCOPO E L’OBIETTIVO DI UNA RIUNIONE
Comprendere la differenza tra lo scopo e l’ obiettivo di una riunione ti aiuterà a pianificare e condurre riunioni più efficaci e produttive, entrambi sono elementi fondamentali per il raggiungimento del successo.
Lo scopo è il “perché” della riunione, ciò che giustifica l’esistenza stessa della riunione.
L’obiettivo è il “cosa” si vuole ottenere.
lo scopo di una riunione: lo scopo di una riunione è quello di mettere insieme le persone per discutere e collaborare al fine di perseguire e raggiungere un traguardo comune. Specificando e determinando con esattezza lo scopo, si creano le condizioni ideali per il successo e si favoriscono gli esiti positivi. È fondamentale utilizzare il tempo impiegato nella riunione in modo produttivo.
l’obiettivo di una riunione: l’ obiettivo di una riunione va ben definito fin da subito: deve indicare una direzione precisa da seguire. L’obiettivo è una guida da seguire per la discussione che avrà luogo durante la riunione, è la spinta che innesca l’energia e l’interesse, che incoraggia e che incentiva. È in grado di evidenziare il senso di appagamento, di indicare una sentimento positivo relativo all’attività. L’obiettivo di una riunione sottolinea che tutti i partecipanti sono allineati nello scopo, coordinati, collaborativi, sincronizzati nella tempistica, attivi e proattivi.